— Кто вы такие — создатели Open Coffee Fest? 

— С 2019 года я выпускала журнал «Кофейник»: в нём рассказывала истории разных проектов, брала интервью у профи индустрии и любителей. Как редактор постоянно бывала в Москве на кофейных фестивалях и выставках, а в Петербурге ничего не проводилось много лет. Наверное, не хватало инициативы и организаторов, потом мешал ковид...

— Как появилась идея нынешнего феста?

— Ещё давно я познакомилась с Дмитрием Лепилиным, моим нынешним партнёром по фестивалю. У Димы шесть лет была компания по импорту зелёного кофе — Open Coffee. После моего феста «Ешь, пей, люби!» в сентябре 2022-го он предложил объединиться и дальше организовывать события вместе — так появился Open Coffee Fest. 

— И вы стали планировать свой первый общий фестиваль...

— Да, и выбрали для него первые выходные июня: тёплое начало лета и белые ночи показались идеальным временем, чтобы собрать в Питере разные проекты со всей России. Пригласили знакомых обжарщиков, организовали программу лекций, мастер-классов и дегустаций, провели кофейные чемпионаты. Собралось очень много гостей — снова получилось тепло и душевно.

После летнего Open Coffee Fest многие просили организовать что-нибудь ещё до следующего июня, да и мы сами уже к этому времени задумались о развитии проекта. Так что он стал логичным продолжением. 

— Вы писали, что летом собрали 60 проектов и 16 тысяч гостей, а зимой сколько планируете? 

— На зимнем мы расширяем форматы проектов-участников и, помимо большого кофейного маркета с обжарщиками, кофейнями и другими гастрономическими проектами, делаем зону локальных брендов с авторской керамикой, украшениями, предметами для уюта, книгами и домашними растениями. Всего будет около 70 разных проектов. 

— Ощущается ли уже сейчас разница сезонов?

— Новогодний фестиваль, конечно, обязывает сделать всё празднично, красиво и ярко, поэтому больше внимания уделяем подготовке украшений. Большую часть времени и сил занимают коммуникация с участниками и технические вопросы организации пространства, а также электричества для оборудования. Но это не зависит от сезона.

— Перед Новым годом множество маркетов — как отстраиваетесь? И, кстати, когда забронировали «самый большой фудмолл в России» на такое жаркое время?

— Площадку мы бронировали ещё в начале лета, сразу после июньского феста. В декабре в Питере, конечно, много разных событий, но на каждое из них придут свои гости.

— Как отбирали участников маркета? Был ли кастинг или опен-кол? 

— Многие проекты участвуют в Open Coffee Fest не в первый раз и всегда ждут опен-кола — половину мест разобрали тут же. Мы особенно радуемся, когда к нам приходят новички в индустрии: формат фестиваля отлично подходит им, чтобы рассказать о себе, познакомиться с покупателями и коллегами по цеху. Обычно отбираем проекты, которые подходят по тематике и ценностям, могут встроиться в имеющийся формат и будут интересны нашей целевой аудитории. 

— Есть ли для иногородних проектов специальные условия и как они вообще узнают о фестивале? 

— Некоторые проекты мы приглашаем сами, другие узнают о нас из соцсетей, инфлюенсеров или коллег. 

— Что требуется от участника и что обещаете вы как организаторы?

— Общие технические вопросы мы берём на себя: организовываем места, оформляем их в едином стиле с логотипами брендов, предоставляем мебель и электричество для работы. Оборудование участники используют своё.

Мы ничего не требуем, но рекомендуем придумывать специальные продукты к фестивалю или особенные упаковки, маркетинговые активности для взаимодействия с гостями.

— Но участие ведь не бесплатное. Какой у вас оргвзнос?

— Это зависит от формата проектов: от 12 тысяч рублей для локальных брендов и от 25 тысяч, когда необходимо подключать оборудование. Мы стараемся сохранять доступную стоимость участия, которую бренд может покрыть продажами на фестивале. Плюс это помогает нам с организационными расходами.

— Какая у вас финансовая модель?

— У нас два основных источника монетизации — оплата участия от проектов и спонсорская поддержка партнёров. Каждый фестиваль — как законченный проект со своим бюджетом: финансовая модель строится исходя из стоимости аренды площадки, её площади и вместимости, расходов на техническое сопровождение, затрат на рекламу и зарплаты. Инвестиций мы не привлекаем и не вкладываем свои деньги.

— Но вход — свободный. Почему?

— Наш фестиваль для всех. Хотим создать праздник, частью которого может стать каждый. Нам кажется логичным делать платный вход на профессиональные мероприятия для бизнеса, например. А фестиваль должен быть открытым. У нас даже в названии это заложено: open mind, open talk, open coffee.

— Были ли заявки, которые поразили или заставили пересмотреть правила?

— Благодаря неожиданным вопросам мы придумываем новые форматы. Например, на зимнем фестивале добавляем новую зону — кофейный поп-ап. В Петербурге много хороших кофеен, но обычно у них не хватает ресурсов принять полноценное участие в двух днях фестиваля: слишком много подготовки. Поэтому мы дадим им возможность стать частью фестиваля в формате гостевой смены: в течение двух часов они смогут готовить авторские напитки и общаться с гостями, сменяя друг друга. Технические вопросы берём на себя.

— Кстати, о кофе. Почему решили не делать чисто кофе-гиковскую историю, а расшириться до крафтовых мастеров, украшений, еды?

— Мы хотим оставаться событием, где будет интересно провести время и тем, кто разбирается в кофе, и тем, кто любит растворимый с сахаром, но не против попробовать что-то новое.

— Как у вас в команде распределены обязанности, чтобы не разрываться между обжарщиками, дизайнерами и кондитерами? Будто бы на такой масштаб ивента требуется сопоставимая по масштабу команда. 

— Большую часть вопросов изначально мы с Димой решали вдвоём. Я больше отвечаю за оформление и продвижение, Дима — за всё техническое, а с участниками и партнёрами взаимодействуем вместе. Часть задач мы делегируем на аутсорс, а сейчас расширяем команду, чтобы оставались ресурсы планировать развитие и придумывать новое: нашли менеджера маркета и программы, пиарщика и SMM-специалиста. 

— Сегодня десятки (если не сотни) самых разных маркетов, и порой кажется, что люди устают от таких шумных сборищ и стремятся к камерности. Какие у вас ощущения?

— Думаю, людям важно чувствовать свою причастность к чему-то, быть частью комьюнити, объединяться. Особенно в больших городах, где work-life balance сместился в сторону достигаторства, а встречи с друзьями и посиделки на кухне стали редкими.

— Что вообще нужно команде или паре человек, как в вашем случае, чтобы запустить такой проект? Деньги, опыт, связи? 

— На старте у нас не было опыта в организации больших событий, но был опыт участия в подобных фестивалях. Поэтому мы в целом представляли, что нужно, но в начале приходилось решать множество новых вопросов. Связи помогают в любом деле: знакомства с потенциальными участниками, подрядчиками, представителями площадок и другими специалистами. База контактов — пожалуй, самое ценное в нашей работе. Люди всё решают в любом деле. 

В процессе организации легко поддаться потоку вдохновения, придумать летающего единорога под крышей и квест с кофейной регатой по заливу. Но даже самые смелые идеи могут столкнуться с реальностью, где нужно помнить, например, о финансовой модели. Летающий единорог, может, и хорошо сработает для контента, но дебет с кредитом не сойдётся. Организаторам важно сохранять баланс между креативностью и системным мышлением. 

— Расскажите о продвижении фестиваля: что из площадок работает лучше всего? 

— Чем больше о вас говорят — тем лучше, поэтому все каналы хороши. На самом деле всё просто: городские медиа, социальные сети, афиши по городу. К зимнему фестивалю мы также выпускаем газету, которую распространяем по кофейням и общественным пространствам. В ней рассказываем не только о фестивале и участниках, но и обсуждаем разные темы, проводим интервью, делимся рецептами. Газета — ещё один наш способ касания с нашим потенциальным гостем.

— Интересно, как это сработает, но узнаем мы это только после фестиваля. Так вот, газета — насколько это прибыльно? Принт нынче не в почёте.

— Газета тоже вписана в смету как одно из средств продвижения. У участников есть возможность опубликовать расширенный материал о проекте за дополнительную плату, и мы предлагаем это в качестве медиапакета, если хочется выделиться среди остальных или анонсировать новый продукт. Поэтому часть затрат на печать покрываем таким способом.

— Что ждём на зимнем фесте эксклюзивного? Дед Мороз или, на худой конец, чемпионат по матча-латте...

— Дед Мороз, может быть, и заглянет! А в программе феста — мастер-классы для детей и взрослых по созданию рождественских венков и букетов, ёлочных игрушек и новогодних украшений, росписи пряников. Организуем большую зону с настольными играми, где можно зависнуть на несколько часов, и специальную игру по построению целей в стиле таро. А ещё можно будет набить тату.

Вечером в субботу на фестивальной сцене выступит молодая инди-группа Tapenight — погрузимся в ностальгию вместе с ними. И, конечно, подарки будем вручать: какой Новый год без чудес?