Несмотря на то, что к онлайну мы все уже давно привыкли, раздражающих моментов местами стало не меньше, а даже больше. Например, количество рабочей переписки в мессенджерах выросло в разы — только успевай следить за всеми чатами. Дополнили правила деловой переписки, придерживаясь которых, вы сделаете жизнь — свою, а также коллег и партнёров — лучше.
1
Писать перед звонком и репетировать перед голосовым
Иногда срочные вопросы проще и быстрее обсудить по телефону, но острое желание срочно позвонить — не повод делать это сразу. Коллеги могут быть на зум-совещаниях, решать горящую задачу или просто встречать курьера. Перед звонком напишите человеку и спросите, удобно ли ему обсудить вопрос устно и в какое время.
То же и с голосовыми сообщениями. Если собираетесь отправить человеку голосовое первый раз, уточните, насколько он к этому готов. А ещё мы рекомендуем придерживаться двух правил: подписывать тему голосового, чтобы адресат понимал, насколько срочное дело, и репетировать свою речь, чтобы итоговое сообщение получалось ёмким и понятным.
2
Оформлять одну мысль в одно сообщение
Читать
по одному
слову
в строке,
чтобы
понять
мысль —
очень неудобно.
АААААААА!
Особенно в чатах, когда мысль собеседника может прервать кто-то ещё: чтобы понять, о чём идёт речь, придётся пролистать несколько экранов переписки. Оформляя одну мысль в одно сообщение, вы заботитесь о времени и здоровье собеседника. А позже при необходимости проще будет сослаться на то, что вы обсуждали.
3
Ссылаться на документ или сообщение в чате
Если вы обсуждаете какую-то тему, о которой говорили несколько десятков сообщений назад, или ссылаетесь на документ и просите его посмотреть, продублируйте сообщение, содержащее нужную информацию. Так вашему собеседнику не нужно будет его долго искать в переписке.
То же касается ситуаций, когда между взаимодействиями проходит много времени. Если начать диалог со слов «Привет! Ну, что вы там решили?», собеседника это может повергнуть в ступор: в потоках переписок и общения человек может не сразу вспомнить, о чём шла речь в последний раз. Так что напомнить тему и цель взаимодействия будет не лишним.
4
Проверять свой ник и аватарку на адекватность
Если вы пишите человеку в мессенджерах с предложением своего продукта или услуги в первый раз, но на аватарке у вас котик, а зовут вас «Дикая рысь» или «Одинокий волк», дальше с взаимодействием могут быть трудности — собеседник может не отнестись к вашему сообщению серьёзно и в итоге проигнорировать его.
5
Писать по работе в рабочее время
В идеале это должно быть так, во-первых, потому что человек скорее всего проверит сообщения и чаты в это время и оперативно вам ответит. Во-вторых, вы не будете тревожить собеседников чем-то не настолько срочным, чтобы отрывать их от домашних забот.
На деле коллеги могут работать из разных городов и стран, жить в разных часовых поясах и просто иметь разные рабочие привычки. В этом случае стоит предупредить собеседников заранее, в какие часы вы на связи, и что, например, вы будете отвечать по ночам, потому что у вас в это время день.
6
Напоминать о себе, если вам долго не отвечают
Переписок и общения в чатах может быть настолько много, что некоторые, даже важные, сообщения останутся незамеченными. Если вам не ответили сразу и через несколько дней, не стесняйтесь напомнить о себе. Конечно, не надо писать каждый час, но один раз продублировать свой вопрос точно можно.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
