Советы / Пересказ

Булшит-бинго деловой переписки

23 июля 2019
 

Границы правил письменного общения с сотрудниками, партнёрами и клиентами давно стёрлись — этому способствовало появление социальных сетей, мессенджеров и войсов в них. Поэтому мы решили не объяснять, как вести деловую переписку — а показать на примерах, как это делать не надо. За основу взяли статью пиарщицы Наташи Бурило на Medium.

 
 
 

Однообразные сообщения с канцелярскими конструкциями.

Первое, с чего начинает свой текст Бурило — критика однообразных сообщений. Она говорит о пиарщиках, но касается это всех. И если про использование словосочетания «Доброго времени суток» все, кажется, уже всё поняли — не надо его употреблять, никогда, — то структура письма всё ещё редко бывает оригинальной. 

Речь про канцеляризмы, «в продолжение нашего разговора…» или «подробную информацию вы найдёте во вложении…», а также другие обороты. Избавиться от этого поможет простое правило — пишите так, как разговариваете в жизни, вежливо, но без жеманности и стилистических изысков. 

 

Ухудшение качества коммуникации после нескольких сообщений.

Когда даже незнакомые люди обменялись несколькими сообщениями и «притёрлись» друг к другу, казалось бы, настаёт самое время улучшать качество коммуникации, говорит автор. Но зачастую почему-то происходит наоборот — люди считают возможным забить на самые простые правила грамматики и вежливость. В итоге в переписке появляются перлы вроде «чёто не работает», «пжл» и «спс»,   закрывающиеся (или открывающиеся) скобочки, а вот знаки препинания, наоборот, исчезают. 

В такой ситуации поможет только самоконтроль. Даже если собеседник вдруг стал пренебрегать правилами письма, не нужно ему уподобляться. Улучшить качество коммуникации в одностороннем порядке, конечно, будет сложно, но хотя бы удерживать его на своих плечах можно попытаться.

 

Неожиданные правила общения, молча установленные в одностороннем порядке.

С общепринятыми нормами общения всё просто: если дело срочное — звонить, если несрочное — писать, при этом желательно не ночью и не в выходные. На Западе, например, ещё не принято писать по деловым вопросам в Фейсбук — считается, что это личное пространство. Но когда собеседник вводит собственные ограничения, о которых при этом не сообщает своему интернет-визави — это действительно может вывести из себя. 

Например, ввести для себя правило разбирать почту после 23:00 или, наоборот, отвечать на письма только до обеда — это логично, но об этом обязательно нужно предупреждать собеседника. Это позволит ему во время монолога (который изначально задумывался, вообще-то, как диалог) не чувствовать, будто он разговаривает со стеной.

 

Отсутствие фидбэка без личной выгоды.

К письмам, сформированным автоматически, обычно крепят приписку: «пожалуйста, не отвечайте на это сообщение». Если сообщение такой фразы не содержит, и вы уверены, что его написал живой человек, а не «Коля из БургерКинга», то ответить надо. Пусть и в менее приоритетном порядке.

Автор статьи на Medium приводит хороший пример — это специалисты по найму, которые объявляют вакансию, обещая дать фидбэк всем, кто прислал резюме. В итоге они отбирают кандидатов, которых пригласят на собеседование, а на остальных традиционно забивают. Не надо так. 

Уточним: отправлять thx-message, сообщение с единственным словом «Спасибо», просто ради того, чтобы что-то ответить, не нужно. Если вам есть, что сказать, вроде «Спасибо, мы выполним это до надцатого мартобря» — ок. Но отправлять письма без смысла, отвлекая собеседника и засоряя его почту — так себе вариант.

 

Редактирование сообщений после отправки.

Наташа Бурило отмечает, что если переписка идёт в мессенджерах, вывести собеседника из равновесия вполне можно, потянувшись к кнопке редактирования уже отправленного сообщения.  Не важно, хотели вы добавить пропущенную запятую или не поставили кавычки: на том конце это могут расценить как смену смысла, позиции и вообще чего угодно. 

Так что даже если вы заметили опечатку, которая не даёт правильно понять суть написанного — просто отправьте вдогонку сообщение с пояснением.

 

Бонус от редакции: войсы без пояснений. Этого нет в изначальной статье, но мы хотим высказаться.

Не берёмся судить, насколько допустимо использовать голосовые сообщения при взаимодействии с партнёрами-клиентами-поставщиками — в конце концов, если взаимодействие между вами устоялось и все приняли такой формат, то почему нет. Но всегда, обязательно, при отправлении каждого войса прописывайте текстом, о чём в нём идёт речь! 

Это поможет человеку понять срочность и расставить приоритеты — «нужно ли мне выходить с совещания, чтобы это послушать?» — а вам поможет определиться, нужно ли это сообщение вообще. Ведь если вы не можете объяснить в нескольких словах, в чём посыл войса — может быть, его и записывать не стоит?   

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: