Поговорили с организатором серии фестивалей здоровья, современной культуры, спорта и экологии LoveYourHealth Марией Бородачёвой о том, как избежать проблем с мерчем, инвентарём и продвижением, на чём можно сэкономить и когда понадобятся дополнительные вложения.
текст: Анастасия Рогозина
Грамотно формируйте команду и делегируйте, делегируйте, делегируйте
Если вы делаете большой фестиваль, не скупитесь на членов команды и делегируйте им полномочия. У каждого отдельного направления должны быть свой руководитель и отдельный человек, который отвечает за всю техническую часть целиком: он — гарантия 50% успеха фестиваля.
— У нас были мэйн стэйдж, фудкорт, спорт, лекционная программа. У каждого из этих направлений должен быть свой линейный продюсер, который занимается подбором партнёров, коммуникацией, собранием техрайдеров. Плюс на каждой из этих зон должны быть волонтёры.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Кроме того, нужен ответственный за демонтаж фестиваля, потому что к его концу у вас, скорее всего, не останется сил и времени, а освобождать площадку иногда нужно срочно, день в день.
— Ещё важно делегировать полномочия, пусть это и истина, известная всем, кто прочёл книжки по эффективному менеджменту. Если в начале кажется, что проще сделать самому, то в конце, когда тебя начинают заваливать вопросами, а у тебя нет времени даже отвечать, ты уже не успеваешь передавать информацию другим.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Если на фестивале будут волонтёры, проводите оргсобрание заранее
Персонал фестиваля делится на несколько категорий: это волонтёры, чей труд не оплачивается, и хелперы, чей труд оплачивается. И иногда проще заплатить хелперу, чем работать с неподготовленными волонтёрами.
— Если вы запрашиваете волонтёров через специальные волонтёрские организации, они могут прислать просто школьников, которые не соображают, что нужно делать. Встречу с волонтёрами нужно организовать заранее, а не за один день до фестиваля, когда понимаешь, что твои волонтёры маленькие и не смогут ничего сделать. И лучше брать не волонтёров, а хелперов из числа знакомых или друзей друзей, на которых можно положиться.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
При этом Мария отмечает, что волонтёры сами по себе не работают, — им нужен координатор. Но даже его наличие не гарантирует, что они будут подготовлены. К тому же, даже если они работают бесплатно, добровольных помощников придётся как минимум покормить.
Договаривайтесь на проектную оплату, а не по часам
На многом можно сэкономить, если устанавливать хелперам не почасовую оплату, а гонорар за всё время: например, работа конкретного человека нужна на четыре дня и стоит пять тысяч рублей. Это будет дешевле, чем платить по часу, потому что всегда может случиться форс-мажор: не приехала вышка для крепления баннера, все сидят и ждут, а ты им за это платишь деньги.
— То же касается и промо: мы снимали для соцсетей и журналов и всем фотографам платили за час работы. Если вы знаете, что вам понадобится много материала, проще договориться на месяц работы и заплатить 20 тысяч, потому что в итоге все съёмки по три тысячи рублей встанут тысяч в 40.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Разрабатывайте единый стиль: это поможет в продвижении
Создание единого стиля, если у вас нет штатного дизайнера, может влететь в некоторую сумму, но окупится сполна при продвижении. Стилистически похожие плакаты, стикеры, оформление соцсетей сработают на узнаваемость фестиваля. А если вы будете разыгрывать какой-то мерч в соцсетях, пользователям будет не стыдно делиться красивыми постами.
— Все в Ростове, у кого бы мы ни спрашивали, говорили, что весь Instagram в наших афишах. Это получилось не за счёт таргетинга или платных постов, а за счёт розыгрышей, условием которых были репосты в сторис. Там никому не зазорно публиковать, потому что через день исчезнет, но при этом в сторис больше просмотров. Плюс у нас был единый гайдлайн, и мы повысили узнаваемость бренда через визуальную составляющую.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Решайте проблемы за счёт подрядчиков и ресурса команды
Классный мерч очень сильно помогает в продвижении, но его изготовление вызывает трудности. Проще всего их решить, если этим будет заниматься один человек: например, дизайнер, который будет ходить по типографиям и делать тестовые образцы. Но иногда, как в случае с LoveYourHealth, может помочь и ответственный подрядчик.
— Изготовлением сумок-шопперов с зеркальным отражающим слоем для нас занималась Bomb Studio в Петербурге. Они взяли на себя даже заказ плёнки из Москвы, привезли её в Петербург, всё сделали и отправили в Ростов.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Начинайте заниматься мерчем как минимум за месяц до события
Если вам, как LoveYourHealth, нужно нанести свой лого на какой-то предмет (например, коврик для йоги), нельзя просто заказать понравившийся на Ozon: он может оказаться неподходящего материала или текстуры, и с ним откажутся работать типографии. Всегда лучше находить подрядчиков, у которых есть проверенные футболки или кружки для печати, — в общем, тех, кто делает всё «под ключ». В противном случае результат гарантировать никто не сможет, и всё обернётся как минимум лишними расходами.
— Нам нужно было напечатать 300 ковриков разного цвета, которые были бы подъёмны по цене, и для этого мы нашли только одну компанию в Москве. Производство ковриков заняло три недели, ещё неделя ушла на доставку. В общем, если мерч сложный, а объёмы большие, нужно закладывать минимум месяц на его производство.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Берите в прокат только то, что не понадобится вам повторно
Если вы делаете мероприятие не в столице, заранее проверяйте наличие в нём прокатных организаций. Как выяснила на своём опыте Мария, проводя LoveYourHealth в Ростове-на-Дону, а затем и в Новосибирске, прокат инвентаря — очень редкая штука. Кроме того, всё стоит заранее просчитывать: иногда прокатчики настолько завышают цену, что проще купить необходимое в магазине.
— Купить кресло-грушу в Ростове стоит 1 499 рублей, а арендовать на день вместе с чехлом — 600 рублей. Так что если вы планируете проводить фестивали регулярно, то имеет смысл самим купить кресла в собственность, а в остальное время зарабатывать, сдавая их в аренду.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Кстати, на «Авито» в поиске инвентаря тоже не всегда стоит рассчитывать: может оказаться, что объявления об аренде уже не актуальны.
Сравнивайте: иногда привезти что-то из столицы дешевле, чем найти на месте
Если с прокатом в нужном городе не повезло — если его нет, — иногда может оказаться проще и выгоднее купить что-то в Москве. У LoveYourHealth так вышло с растениями: вместе с доставкой покупка в Москве обошлась дешевле, чем в местном гипермаркете.
— Чтобы поставить цветы и растения в горшках в VR-капсуле, я ездила на склад в Москве, отбирала конкретные растения, которые потом с машиной отправили в Ростов-на-Дону. При этом, если есть ИП цветочника (об этом можно договориться с партнёрами), растения будут со скидкой в 50% — вместе с доставкой из Москвы это оказалось выгоднее, чем пойти в OBI и купить пальмы там. В итоге мы везли из столицы не только тенты и цветы, но и мешки для мусора нужного объёма.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Заранее продумывайте реализацию условий, которые обещаете участникам
Организаторы, у которых уже был опыт проведения фестивалей, обычно могут диктовать свои условия. Например, говорят участникам фудкорта, что предоставляют только электричество, а всё оборудование они должны привозить сами. Когда опыта и репутации нет, приходится идти на уступки, которые иногда могут оказаться невыполнимыми.
— Мы пообещали людям слишком много: что мы организуем холодильники и другое оборудование. Но выяснилось, что аренды холодильников в Ростове нет. Так как фестиваль был в каком-то роде экспериментальный, мы пришли к нашим партнёрам и честно сказали, что не отказываемся от своих обязательств, но попросили их включиться и просто помочь найти оборудование. Также мы попытались максимально сократить список необходимого, понять, что критически нужно, а что — только в идеале, найти альтернативы.
Мария Бородачёва
организатор фестиваля LoveYourHealth
Например, у кафе и ресторанов на фудкорте фестиваля не было собственного маленького морозильника, но был общий ларь со льдом, который принципиально важен для фудкорта. Участники просто договорились, что не будут ссориться из-за того, где чей лёд, и приняли ситуацию.
