Советы / Подсказки

Как провести мероприятие и не сойти с ума

14 мая 2019
Share this...
Share on VK
VK
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Петербургское издание «Бумага» по нашей просьбе поговорило с организаторами фестивалей, лекций и концертов на свежем воздухе о том, с чем можно столкнуться во время проведения ивента и как с этим справляться.

Сразу примите, что все пойдет не так

Как бы подробно вы ни спланировали ивент, что-нибудь непредвиденное обязательно случится. Оборудование привезут с опозданием и не то, площадка окажется занята, не будет нужных инструментов для монтажа сцены, ваш главный лектор заболеет, а зрителей будет больше или меньше, чем предполагалось.

Возможность предусмотреть подобные ситуации приходит с опытом, но иногда реальность все равно преподносит сюрпризы, которые сложно предсказать. Хорошая новость: почти наверняка большая часть посетителей даже не заметит, что что-то пошло не так.

— Как-то во время нашего мероприятия в соседнем строении начался пожар; в другой раз один из спикеров скончался в день мероприятия; а однажды в здании, где мы проводили Science Slam, за час до открытия дверей заработали станки — на втором этаже было какое-то промышленное помещение, которое на протяжении трех лет не работало. Пришлось просить выключить их на время события. Планируя мероприятия, можно думать, что всё пройдет, как ты спланировал, но так не бывает никогда.

Михаил Тупикин
директор мероприятий «Бумаги» и спикер нашего курса

Михаил Тупикин советует походить к планированию пессимистично, особенно в отношении затрат и количества зрителей — и знать, что всё равно что-то пойдет не по плану.

Рассчитывайте на плохую погоду

Опен-эйр или пикник в парке требуют не только насыщенной программы, но и сооружений, где публика сможет спрятаться от дождя и ветра. Продумайте заранее, что делать, если погода испортиться и запланируйте часть бюджета по подобные расходы.

Такая история есть в арсенале агентства Doing Great. Как рассказывает его сооснователь Таня Пантелеева, они придумали необычный формат концертов — у маяка на Ладожском озере. Однако не учли переменчивую погоду в Ленинградской области и впервые задумались о ней, когда столкнулись с прямым вопросом: что вы будете делать, если пойдет дождь?

— Мы посовещались, решили вложить все деньги, что у нас были (5000 рублей), в покупку навеса — навес обещали на 200 человек, белый, красивый. Забирать его нужно было где-то за метро, просто из машины какого-то человека, который, конечно, больше ни разу не взял трубку. Навес оказался буквально на 10 человек. Его было невозможно установить, но когда это все-таки произошло, мы плакали в подсобке от того, насколько убого это выглядело — он просто колыхался на ветру.

Таня Пантелеева
сооснователь агентства Doing Great

Впрочем, осадки или похолодание стоит принимать в расчет, даже если ваш фестиваль не проходит на открытом воздухе: в ливень часть зрителей просто не захочет выходить из дома, чтобы прийти на лекцию или кинопоказ.

Если очевидно, что погода в день ивента будет не очень, проведите предварительную работу в соцсетях: напишите, что событие пройдет в сухом и теплом помещении, и (если можете) пообещайте горячий чай или пледы тем, кто все-таки доберется.

Что ещё стоит учитывать при организации фестиваля или ресторанного дня, вы можете узнать из наших бесплатных лекций «Как согласовать мероприятие». 

Помните о других событиях, назначенных на ту же дату

Забронировать площадку для своего музыкального фестиваля на те же выходные, когда происходит еще один — довольно частая ситуация. Однако учитывать нужно не только мероприятия сходной тематики, но и неожиданные факторы вроде знаковых спортивных матчей или событий общегородского масштаба.

— Чемпионат мира по футболу — прекрасный пример того, когда мы учли практически все факторы, кроме одного, который в итоге всё перекрыл. Мы планировали «Кампус» (просветительский фестиваль «Бумаги») в 15 барах сразу после четвертьфинала «Россия — Испания». В итоге матч затянулся, вовремя не пришли ни спикеры, ни партнеры — все смотрели футбол. Пришли только зрители. Такая ситуация сложилась во всех барах: в итоге мы провели мероприятие, дождавшись, когда футбол закончится.

Михаил Тупикин
директор мероприятий «Бумаги» и спикер нашего курса

Сохраняйте спокойствие

Стрессоустойчивость и способность сохранять холодную голову в сложных обстоятельствах — непременные качества успешного организатора мероприятий. Форс-мажор, провалы, договоренности, которые отменяются в последний момент и природные катаклизмы не должны вгонять в панику. Опытные организаторы советуют не нервничать, и по возможности закрепить взаимные обязательства при помощи официального договора.

— Чаще всего трудности связаны с тем, что не приезжает кто-то из участников (обычно это фанатские стенды, магазины с товарами гик-тематики). Меньше десяти часов до открытия дверей — и выясняется, что кто-то из участников, занимающих большую площадь, не приезжает. Тогда пустые 50–100 квадратных метров срочно нужно чем-то заполнять. Приходилось звонить посреди ночи друзьям, у которых есть машины, разрисованные изображениями супергероев, ставить батуты — в общем, брать идеи с потолка.

Игорь Пылаев
генеральный продюсер фестиваля «Старкон»

По словам Пылаева, для того чтобы организовать мероприятие, нужно обладать всего двумя качествами. «Одно из них называется «терпение» — его никогда не бывает много. Оно должно литься через край. Второе — это умение готовиться к худшему. Лучше лишний раз удивиться, когда всё идет по плану, чем ужасаться каждый раз, когда что-то идет не так».

Фото: «Старкон»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: