Когда лучше всего генерировать идеи, зачем раздавать на совещании цветные наклейки и что помогает придумать на 40% больше оригинальных решений — в нашем пересказе колонки на Shopify объясняем, как устроить мозговой штурм и не испортить отношения в команде.
Самое важное — фокус на конкретном результате.
Чтобы бреншторм закончился успешно, вы должны понимать, чего конкретно пытаетесь добиться. Спросите себя, какая перед вами стоит цель и как можно измерить её достижение. Хорошие примеры постановки проблемы — «как мы можем заставить людей выполнять целевое действие?» и «что увеличит конверсию на сайте?».
Не назначайте брейншторм-сессию, если у вас есть готовое решение или вы уже предпочитаете какой-то вариант развития событий. Собрание будет напрасной тратой времени, которые и вы, и ваша команда могли потратить на что-то полезное.
Перед брейнштормом важно распределить ключевые роли: кто-то должен ставить под сомнение все варианты и кто-то — контролировать дискуссию.
Бренштормить становится намного легче, когда ваша команда разделена на людей с конкретными ролями. Колумнист Shopify предлагает заранее назначить посредника, скептика, секретаря, который всё запишет, представителей заинтересованных сторон и человека, который примет итоговое решение.
Запомните, посредник — нейтральная сторона, которая контролирует обсуждение и мотивирует людей предлагать идеи, но не вмешивается в обсуждение. На нём лежат две задачи: останавливать говорливых коллег и объединять похожие предложения.
Не получится быть продуктивным в помещении, которое всем надоело. Для брейношторма стоит выделить отдельное пространство.
Генерировать идеи в приевшемся офисе трудно. Для брейншторма выберите место, которое команда не использует регулярно для встреч или повседневной работы. Возможно, для этого потребуется перебраться на другой этаж офиса, а возможно — арендовать комнату в гостинице неподалёку. В любом случае убедитесь, что в этом помещении будет одна большая глухая стена, где вы разместите стикеры с идеями.
Если кто-то из команды сможет присутствовать только удалённо, найдите комнату с проектором и монитором — их использование поможет коллеге быть максимально вовлеченным в обсуждение. Кроме того, попросите секретаря выписать на стикер мысли человека на удалёнке, чтобы его идеи рассматривались так же, как и предложения остальных членов команды.
Лучше всего накидывать идеи в понедельник или пятницу. Посреди недели все слишком загружены.
Правильное время важно так же, как правильное место. Эксперт Shopify рекомендует назначать брейншторм ближе к выходным: либо в понедельник, когда команда бодрая и отдохнувшая, либо в пятницу — когда все задачи на неделю уже решены. При этом лучше всего проводить сессию утром.
Продолжительность мозгового штурма зависит от решаемой проблемы. Микрозадаче должно хватить часа, для решения более крупной проблемы стоит выделить три-четыре часа. Обсуждение крупных долгосрочных проект нужно проводить целый день.
Ключ к успешному брейншторму — минимум технологий.
Когда дело доходит до мозгового штурма, лучше всего отказаться от ноутбуков и вернуться к старым-добрым доскам и маркерам. По мнению Shopify, во время брейншторма у всех его участников под рукой должны быть несколько вещей.
- Несколько маркеров и ручек.
- Стикеры 3x5 дюймов, чтобы выписывать на них свои идеи. Письмо от руки занимает больше времени, чем ввод текста. Это стимулирует людей критически относится к своим предложениям и формулировать их чётче.
- Цветные фишки. После первого сеанса мозгового штурма люди начнут голосовать. Это удобно делать с помощью ярких кусочков бумаги или наклеек, которые крепятся к стикеру с понравившейся идеей. Shopify рекомендует давать каждому участнику не больше двух «голосов» на каждом этапе мозгового штурма.
- Таймер: физические часы или приложение, которые помогают посреднику следить за ходом событий.
- Перекус. Если люди будут выходить из комнаты на обед, ваше собрание будет неэффективным, однако злые от голода сотрудники также малопродуктивны. Устройте снек-бар с едой и напитками где-нибудь в углу комнаты, чтобы люди могли быстро перекусить, не отвлекаясь от обсуждения.
Что делать, чтобы вашу идею услышали, вы можете узнать из наших лекций «Как презентовать проект». Они бесплатны и доступны в любое время.
Начинать совещание нужно со small talk.
Не всем людям нравится публично выступать. Если некоторым участникам команды будет некомфортно выражать свои идеи, вы рискуете лишиться ценных замечаний и мыслей.
Начните брейншторм со small talk и обязательно познакомьте участников команды, если не все коллеги встречались друг с другом лично. HR-специалист Shopify рекомендует разогревать людей с помощью вопроса о худшей стрижке в их жизни. Такие истории сближают людей и разряжают атмосферу.
Перед брейнштормом нужно обозначить общие правила. Желательно сделать это письменно на видном месте.
После того, как все участники команды познакомятся и расслабятся, нужно разобраться с правилами общения во время брейншторма. Их должна принимать вся группа. Правила могут быть любыми. Хорошие варианты — «не перебивайте», «задавайте уточняющие вопросы, но не спешите критиковать» и «не называйте идеи глупыми». Посредник должен записать их и повесить у всех на виду.
Шансы на удачный брейншторм повышаются, если его участники сначала выпишут свои идеи в тишине.
Ещё один способ расправиться со страхом публичных выступлений — начать с индивидуального мозгового штурма. Каждый человек спокойной выпишет свои идеи и вопросы на стикеры, вместо того, чтобы сразу же их высказывать. Эта концепция получила название brainwriting или мозговое письмо. Согласно исследованиям, такой вид брейншторма генерирует на 20 процентов больше идей и на 42 процента больше оригинальных предложений по сравнению с традиционным мозговым штурмом.
HR-специалист Shopify рекомендует тратить на brainwriting не больше трёх минут. После того, как все участники команды выпишут свои идеи, посредник должен собрать их бумажки, сгруппировать и вывесить на доске.
Перед тем, как принять итоговое решение, нужно сделать перерыв.
Когда все вопросы и предложения окажутся на стене, команда должна будет обсудить их и проголосовать за лучшие варианты. Скорее всего, на это уйдёт несколько подходов. При этом важно дать людям немного передохнуть, устроив обед или короткую разминку перед финальным решением.
Брейншторм заканчивается, когда вы установите дедлайны и выберете ответственных за решение задач.
Итак, ваша команда проголосовала за понравившиеся ей варианты, и выход из проблемы найден. Однако расходиться рано — нужно решить, как действовать. Теперь два главных вопроса — кто будет отвечать за решение задачи и к какому сроку её нужно выполнить.
Дедлайн должен быть амбициозным, но реалистичным: выберете ли вы «к концу следующей недели» или «к концу года», зависит от масштаба проекта. Что касается зон ответственности, то, если над проектом будет работать несколько отделов, стоит назначить отдельного человека для каждого победившего стикера.
