Конспекты остаются полезными и за стенами университетов. С заметками под рукой вы можете ввести в курс дела новых сотрудников, собрать папку кейсов по итогам совещаний с клиентами, а главное — перестать проводить несколько собраний по одному и тому же вопросу. В пересказе текста американского Inc объясняем, как правильно вести заметки по ходу деловых встреч.
Единственный способ убедиться, что вы и ваши сотрудники получили пользу от совещания, — зафиксировать его результаты письменно.
В 2019 году мета-анализ 400 исследований о корпоративных собраниях определил десять принципов успешного совещания. Среди них была рекомендация фиксировать всё, что вы накреативили. По словам эксперта Inc, отсутствие заметок по итогам собрания — самая расточительная ошибка предпринимателей. Полагаясь на память сотрудников, вы неизбежно:
- ждёте, пока работник выполнит задачу, только чтобы обнаружить, что он о ней даже не слышал;
- обсуждаете со своей командой одно и то же, забыв, что уже говорили об этом;
- копаетесь в почте, чтобы ввести себя в курс дела перед встречей с клиентами;
- лавируете между конфликтами коллег, которые пытаются выяснить, кто и что должен был сделать;
- путаетесь в том, что происходит с проектом, клиентом или поставщиком, когда ответственного за эти вопросы человека нет рядом.
Всё это можно предотвратить, записывая итоги обсуждений. Организуя любое совещание, назначайте конкретного человека, который будет фиксировать его результаты.
Записи с совещания должны быть ёмкими, чтобы при желании их можно было бы превратить в чек-лист.
Объясните ответственному человеку, что вам нужны короткие заметки, а не стенограмма. Полезные записи — те, которые понятны при беглом чтении и ясны даже тем, кто не присутствовал на совещании.
Что именно вы будете записывать, зависит от темы собрания. Тем не менее, вам как минимум нужно зафиксировать все обещания, которые члены команды дают друг другу или клиентам. Кроме того, полезно будет записать:
- важные даты и сроки;
- возникшие у команды опасения;
- идеи, появившиеся по ходу обсуждения;
- отсылки к документам и кейсам.
Заметки делаются для всех: перед тем, как разойтись, участники совещания должны их перечитать и внести правки.
Записи по ходу совещания нужно делать в электронном виде — так их будет проще вывести на экран или переслать коллегам. В последние десять минут собрания эксперты Inc рекомендуют всем вместе перечитать заметки, уточнив:
- есть ли в них все ключевые решения;
- правильно ли они сформулированы;
- будут ли записи понятны всем сотрудникам через пару недель после встречи.
Скорее всего, вы быстро разберётесь с первыми двумя пунктами, а вот с третьим торопиться не стоит. Ёмкость заметок не должна сказываться на их ясности. Например, запись со словами «подробности в отчёте» ничего не даст сотрудникам, которых не было на совещании или которые заглянут в неё месяц спустя. В то же время фраза «смотри итоги в отчёте о продажах за четвёртый квартал» окажется намного полезнее. Заменить одно предложение на другое, ничего не забыв, вы сможете только во время совещания.
Итоговые заметки нужно предоставить всем сотрудникам.
После совещания записи нужно обнародовать — но только так, чтобы их легко можно было найти. Email-рассылка не в счёт: письмо с большой вероятностью потонет в бесконечной череде других. Мы советуем присмотреться к платформам вроде Trello — они простые в использовании и в целом позволяют организовать работу более эффективно. Потерять в них список ключевых решений намного труднее, чем в почте или групповых сообщениях в соцсетях.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
