Умение сохранять продуктивность и рационально управлять своим временем — навыки, которые полезны всем, но предпринимателям просто необходимы. Это связано с многозадачностью — в небольших компаниях основатели, как правило, не имеют отдельного направления, за которое они ответственны, и рулят сразу всем, а иногда и вовсе вынуждены справляться в одиночку.
Статистика показывает, что предприниматели тратят порядка 60% своего времени на «обслуживающую» работу — письма, звонки, координацию. Но эти задачи не ведут бизнес вперёд, а значит, не следуют основной цели бизнеса. Мы нашли гайд по продуктивности и управлению временем для предпринимателей от Hubspot — рассказываем о ключевых тезисах оттуда.
Основной ресурс предпринимателя — не деньги, а внимание.
Простая истина, о которой многие забывают. Деньги всегда можно заработать или привлечь со стороны, а больше часов в сутках сделать невозможно. И даже в это ограниченное время у человека есть ещё более ограниченное внимание, которое он может уделять каким-либо задачам. Аналогично: финансовый убыток или упущенную прибыль можно наверстать. Время и внимание, потраченные на малоэффективные задачи — нет.
Именно поэтому предпринимателям обычно не подходят классические принципы систем тайм-менеджмента. Все эти «начните день с проверки почты, разбейте задачи на слонов и лягушек, выполняйте по одной задаче за раз» просто не работают, когда вы руководите бизнесом. Вместо очередной попытки внедрить в рутину «Метод Помодоро», примите три основных принципа, от которых стоит отталкиваться.
Продуктивность в бизнесе достигается мышлением.
Речь не про «Думай как миллионер, чтобы стать миллионером», конечно же. Составители гайда предлагают несколько вариантов того, как тратить время более эффективно.
Задавать вопросы второго уровня. «Если я проведу совещание, я узнаю, насколько эффективной была последняя активность в соцсетях» — это мысль «первого уровня». Большинство ею и ограничатся, но те, кто по-настоящему управляет своим временем, переходят ко второму уровню. Обычно это ответ на вопрос «И что?». Что я буду делать с полученной информаций? Действительно ли это важно именно сейчас?
Такой подход позволит избежать задач, которые только притворяются существенными, а на самом деле их решение — или не решение — ничего не изменит.
Идти от обратного. Вместо того, чтобы задаваться вопросом «Как я могу стать более продуктивным?» спросите себя «Что я должен сделать, чтобы этот день был бессмысленным?». Ответы могут выглядеть, например, так:
Эти ответы — анти-модель. Избегая этих вариантов поведения, вы точно улучшите свою продуктивность.
Избегать предвзятости. Мы можем быть убеждены, что наиболее продуктивны по утрам, или что многозадачность — наш конёк. Но так ли это на самом деле? Попробуйте сделать допущение, что вы не правы и проверьте, не тратите ли вы силы и время на то, чтобы подпитывать свою уверенность в том или ином факте.
Один из ключевых принципов высокой продуктивности — наличие запаса прочности.
Инженеры не строят мосты, которые едва выдерживают ожидаемую нагрузку — они создают запас прочности. Вашему графику нужен такой же буфер — только в этом случае он будет эффективным.
Если вы предполагаете, что задача займёт 30 минут, отложите на 45. Если вам нужно три дня на подготовку презентации, отведите себе пять. Это не пустые слова и тем более не «раздолбайство». Это признание того, что непредвиденные сложности в предпринимательской жизни — скорее правило, чем исключение.
График без такого «запаса» быстро становится невыполнимым — стоит сдвинуться одной задаче, как следом поедет и всё остальное. А это приводит не только к постоянному смещению сроков, но и к нарастанию стресса.