Государство не только взимает с нас налоги, но также иногда предоставляет возможность на них сэкономить — и временами значительно. Один из способов отдать в казну меньше — оформить профессиональный налоговый вычет, который доступен предпринимателям, авторам произведений и физлицам, которые платят НДФЛ. Вместе с Евгением Ушкаловым, партнёром юридической фирмы K&U law, разбираемся, как воспользоваться этой функцией и когда расчётный вычет лучше нормативного.

Профессиональный налоговый вычет — это способ уменьшить налог на доходы физических лиц (НДФЛ), доступный предпринимателям и тем, кто выполняет индивидуальные заказы. В целом на него могут претендовать:

Индивидуальные предприниматели, использующие только УСН, ЕНВД или патент в качестве налогового режима, не могут получить этот вычет просто потому, что они и так не платят НДФЛ. Тем не менее при совмещении общей системы с «вменёнкой» или патентом вычет возможен для доходов, которые не попадают под спецрежим.

Самозанятые также обладают специальным статусом и вместо НДФЛ в размере 13% платят налог на профессиональный доход, варьирующийся в пределах 4-6%. Это значит, что претендовать на профессиональный налоговый вычет они не могут. В то же время назвать самозанятых совсем обделёнными нельзя. Закон устанавливает для них свой вычет в размере не более 10 тысяч рублей, который они получают постепенно. Это такой аванс от государства: налоговая автоматически уменьшает ставку самозанятого на 1-2% (зависит от того, является он ИП или физлицом), пока общая сумма сэкономленных денег не достигнет указанного лимита.

Профессиональный налоговый вычет в первую очередь направлен на то, чтобы компенсировать издержки предпринимателей и физлиц, выполняющих заказы. Именно поэтому при оформлении профессионального налогового вычета ту сумму НДФЛ, которую придётся уплатить, обычно рассчитывается по формуле: (доходы – расходы) х 13%. 

Разберём, как работает эта формула, на примере гончарной студии, которая оформлена как ИП на общей системе налогообложения. Этот расчёт будет также актуален и для физлица, работающего по ДГПХ или получающего вознаграждение, — отличие заключается лишь в том, как ИП и физлицо получат свой вычет, но об этом речь пойдёт позже. 

Предположим, что за год доход студии составил один миллион рублей, а задокументированные расходы — 300 тысяч. НДФЛ будет равен:

Размер профессионального налогового вычета в этом случае составит 39 тысяч рублей — именно столько студия сможет сэкономить на НДФЛ, если задокументирует свои расходы.

На примере гончарного проекта хорошо видно: чем больше затраты, тем меньше налог. Однако не любые расходы налоговая признает подходящими для вычета. В первую очередь к ним она отнесёт оплату труда работников, аренды и материалов. Среди не самых очевидных расходов окажется госпошлина, уплаченная в связи с профессиональной деятельностью: это, например, может быть ввозная таможенная пошлина или пошлина за регистрацию и выдачу патента. 

Кроме того, к затратам, благодаря которым можно уменьшить сумму НДФЛ, причислят и покупку амортизируемого имущества. Так, если за расчётный период гончарная студия приобрела муфельную печь стоимостью минимум 100 тысяч рублей, а срок её полезного использования превысит 12 месяцев, для целей вычета эту покупку можно заявить как амортизируемый расход.

Важно учитывать: если в заявлении на налоговый вычет вы укажете некорректные с точки зрения закона расходы, то размер вычета уменьшат или в нём и вовсе откажут. Если же вы умудритесь получить налоговый вычет с недостоверными данными о затратах, его квалифицируют как налоговую недоимку. Когда в ходе проверки налоговая её обнаружит, она самостоятельно или через суд потребует её возместить. Кроме того, на недоимку смогут начислить пени, а вам — выписать административный штраф, поэтому не пытайтесь схитрить и приписать к профессиональным расходам покупку билетов в отпуск.

Если у предпринимателя на ОСН нет документов, подтверждающих расходы, он может воспользоваться фиксированным вычетом в размере 20% от доходов. Физлица, которые работают по ДГПХ, такой возможности не имеют — им нужно всегда аккуратно фиксировать свои затраты. 

Обратимся снова к гончарной студии, которой удалось за год заработать один миллион рублей, и посчитаем, сколько она сможет сэкономить на НДФЛ, не задокументировав расходы в размере 300 тысяч. В первую очередь ей нужно будет рассчитать затраты по фиксированной ставке, умножив один миллион на 20%. Получится 200 тысяч рублей. Далее из дохода ей нужно будет вычесть полученную сумму предполагаемых расходов и применить к ней стандартную ставку НДФЛ. Расчёт будет выглядеть так:
(1 000 000 – 200 000) х 13% = 104 000 рублей.

Итог: к расчёту по фиксированной ставке выгодно прибегать только в случае, если фактические затраты не превышают 20% от доходов. Поэтому вам так важно сохранять чеки, билеты, накладные, акты выполненных работ и другие документы, подтверждающие затраты. При этом имейте в виду, что, если налоговая откажет вам в вычете с учётом расходов, воспользоваться вычетом по нормативу уже не разрешат. Придётся заплатить НДФЛ со всей суммы дохода. Так что заранее определяйтесь, по какой формуле вы хотите оформить свой профессиональный вычет.

Для авторов статей, сценариев, музыки и других произведений искусства или науки установлены нормативы затрат — это предполагаемый объём расходов, который автор понёс в ходе создания текста или, например, скульптуры. Процент вычета здесь зависит от вида дохода. Так, например, норма для сценаристов или авторов статей составляет 20%, для дизайнеров — 30%, а для декораторов, скульпторов и музыкантов — 40%. Полный список нормативов затрат зафиксирован в статье 221 НК РФ.

При этом авторы тоже могут заявить вычет по фактическим расходам, а не фиксированной ставке. Здесь Евгений Ушкалов советует исходить из того, превышает ли фактический размер затрат установленные нормативы и насколько налогоплательщик способен подтвердить это документально. В данном случае расходами могут быть аренда помещения для записи, приобретение музыкального инструмента и оплата услуг типографии.

Существует два способа получить профессиональный налоговый вычет — подать в налоговую декларацию 3-НДФЛ или попросить о нём своего налогового агента. ИП, работающим на общей системе налогообложения, доступен только первый вариант. Чтобы повысить свои шансы на получение налоговую скидку, они должны производить денежные операции с банковского счёта индивидуального предпринимателя, а не физлица, фиксировать расходы, указанные в 25 главе Налогового кодекса, и сохранять по ним платёжные документы. 

В конце года предпринимателю нужно будет посчитать общую сумму затрат и определить, что будет для него выгоднее — заявить вычет согласно фактическим расходам или воспользоваться фиксированной ставкой 20%. Далее по окончании налогового периода он должен подать декларацию 3-НДФЛ, где будут указаны доходы и размер вычета вместе с фактическими расходами или по нормативу. Согласно статье 78 НК РФ, если вы осознали, что в прошлый раз забыли оформить вычет, но могли бы сократить сумму НДФЛ, вернуть излишне уплаченные деньги будет возможно в течение трёх лет. Для этого придётся обратиться в налоговый орган по месту учёта.

У физлиц, работающих по ДГПХ, нет возможности заявить профессиональный налоговый вычет по нормативу, поэтому фиксация расходов — их единственный способ уменьшить сумму налога. Если вы как физлицо получаете заказы исключительно от юрлиц и ИП, напишите заявление о профессиональном налоговом вычете в свободной форме и передайте его заказчику до получения оплаты. Он выступает налоговым агентом и должен будет перечислить вам гонорар с учётом и налоговых отчислений, и профессионального налогового вычета. 

Если же вы узнали о профессиональном налоговом вычете после того, как получили свои деньги, налоговый агент всё равно сможет возместить вам излишне уплаченную сумму — главное, подать ему официальное заявление, прикрепив к нему все документы, подтверждающие ваши расходы. Ждать возврата денег придётся максимум три месяца. 

Когда вы не хотите раскрывать заказчику расходную часть или работаете с другими физлицами без статуса ИП, а значит, имеете незадекларированный доход, получать профессиональный вычет вам придётся через налоговую, как и ИП. Для этого до 30 апреля следующего года подайте декларацию 3-НДФЛ, указав в ней доходы и размер профессионального налогового вычета согласно фактическим расходам. В случае переплаты по НДФЛ налоговая вернёт вам деньги в течение трёх месяцев.

Пожалуй, самый удобный способ получения вычета у лиц, работающих за авторские вознаграждения. Как и ИП, они могут на свой выбор сократить сумму НДФЛ с применением фиксированной ставки или с учётом фактических расходов. При этом, как и другим физлицам, им доступны два варианта получения вычета — у налогового агента и напрямую через налоговую. Главный совет, который можно дать людям в таком положении, — старайтесь фиксировать расходы по проекту и сохранять все платёжные документы, если это возможно. По итогам работы посчитайте затраты (если удалось подтвердить их документально) и определите, что будет для вас выгоднее — воспользоваться фиксированной ставкой или всё-таки заявить расходы.

Когда какое-то физлицо работает на вас по ДГПХ, вы становитесь его налоговым агентом, а значит, несёте ответственность за профессиональный налоговый вычет этого человека. Чтобы вы могли предоставить исполнителю вычет, он должен:

Если все эти условия соблюдены, при исчислении НДФЛ вы уменьшаете гонорар исполнителя, облагаемый по ставке 13%, на сумму документально подтверждённых расходов или по нормативу. В итоге ему удаётся получить больше за счёт налоговой скидки. 

Если же вы выплатили исполнителю деньги, игнорируя вычет, налогоплательщик может обратиться к вам за возвратом налога. В таком случае вы должны будете перечислить ему денежные средства на счёт в течение трёх месяцев со дня получения заявления. Не успев к этому моменту, вы окажетесь в положении, когда платить придётся ещё больше. За каждый день просрочки на сумму, которую вы должны исполнителю, будет начисляться процент, равный ставке рефинансирования Центрального банка, действовавшей в дни нарушения срока.