Если вы ещё не ввели электронную систему проджект менеджмента, то переход на удалёнку — отличный повод это сделать. Она позволит назначать ответственных за выполнение задач, а также ставить и передвигать дедлайны. Всё будет происходить публично и в режиме реального времени — а значит, сыграть в перекладывание ответственности у сотрудников не получится.        

Кроме того, у работы на удалёнке есть свойство нарушать баланс между бизнесом и личной жизнью — а это плохо сказывается и на предпринимателях, и на их сотрудниках. Система управления проектами даст команде возможность чётко представлять, что и к какому сроку нужно сделать, и это поможет им лучше спланировать каждый день.     

Программ для управления проектами существует масса. Тем, кто только начинает работать с командой на удалёнке, мы, как и Shopify, рекомендуем Trello — потому что сами им пользуемся. Он идеально подходит для составления чек-листов и назначения ответственных за конкретные задачи. В Trello можно создавать колонки с целями на каждую неделю, устанавливать сроки, прикреплять документы к карточкам и оставлять комментарии к заданиям. К тому же это бесплатная программа, что делает её ещё приятнее.

Донести до сотрудника, что вы от него хотите, бывает трудно даже в офлайн офисе. У тех, кто работает на удалёнке, эта задача усложняется, ведь теперь вам нужно правильно подобрать не только слова, но и их носитель. Вот как вы можете максимально эффективно использовать каждую платформу для общения:

• электронная почта нужна, чтобы связаться с человеком в нерабочее время или отправить ему подробную инструкцию, которую он сможет перечитать в любой момент. Важно не злоупотребялть этим инструментом, ведь гора писем в папке «входящие» пугает людей и тормозит работу;   
• чат в мессенджере подходит для неотложных вопросов;
• видеочат стоит использовать, когда вы даёте подробный фидбек или обучаете сотрудника чему-то сложному — так у него будет возможность остановить вас и задать вопросы;
• голосовой созвон идеально подходит для случая, когда вам нужно что-то объяснить, но письменно это займёт слишком много времени (главное, не шлите в такой ситуации войсы — вас возненавидят);
• короткое видео, которое вы записали заранее, подойдёт для обучения чему-то простому.

Работая офлайн, сотрудники регулярно пересекаются друг с другом, обсуждают свои выходные, шутят — и это формирует между ними командные отношения. Согласно некоторым исследованиям, такое непринуждённое общение даже повышает продуктивность совместного труда. 

Члены команды, работающей удалённо, не могут столкнуться друг с другом у кулера с водой, и это лишает их возможности создать дружеские связи. В таком случае ваша задача как руководителя — воссоздать среду для повседневного общения. Самый простой способ сделать это — создать чат-флудильню, в котором можно переписываться круглосуточно и в любой день недели. Это позволит людям общаться во время своих перерывов, вне зависимости от того, решили они поработать в 10 утра или в час ночи.  

В идеале такие чаты используют, чтобы задавать нетематические вопросы, получать помощь и делиться фотографиями своих котов. Тем не менее, они могут стать отвлекающим фактором и — что хуже — местом для негатива. Чтобы этого избежать, установите в них парочку простых правил вроде запрета на сплетни и агрессивные споры.   

Чтобы флудильня действительно напоминала живое общение, из неё стоит исключить менеджеров — так сотрудникам будет комфортно обсуждать любые темы. Для рабочей переписки с руководством лучше создать отдельные чаты. В них даже можно ввести правило созвона с видео раз в неделю: это поможет не забыть лица коллег.

Совещание — полезная штука, но руководители любят ими злоупотреблять, тратя своё и чужое время на бесполезные регулярные встречи. Если вы работаете с удалённой командой, откажитесь от брейнштормов каждый понедельник и начните проводить их только по мере необходимости. Так сотрудники смогут работать над проектами, не отвлекаясь от основных задач, чтобы подготовиться к очередному собранию — и не важно, проводите вы его онлайн или в офисе.   

Если вы всё же решитесь организовывать совещание, предупредите работников об этом заранее — то есть не за день до встречи. Это позволит им скорректировать рабочие планы так, чтобы продуктивность труда не упала. Кроме того, обязательно назначьте модератора встречи, который будет следить за продолжительную и последовательностью разговора. Запомните, что у эффективного совещания должны быть две вещи: лимит времени, мотивирующий людей говорить по делу, и повестка, с которой все знакомы и о которй модератор периодически напоминает собравшимся.