Чтобы достигать поставленных целей и задач в срок, основателям проектов и их командам нередко приходится работать гораздо больше восьми часов в день. Задачи при этом часто распределяются совсем не равномерно: более активные и быстрые сотрудники берут на себя больше и, в результате, выгорают.
Пересказали публикацию из блога американской компании Kanbanchi, разрабатывающей диджитал-решения для работы в команде, о том, почему нагрузкой по проекту тоже нужно управлять.
Управление рабочей нагрузкой — это процесс эффективного распределения задач между всеми членами команды. Он не означает, что объём работы у каждого будет одинаковым.
Работая и на себя, и в команде, специалист должен уметь здраво оценивать, сможет ли он или она справиться со своими задачами и с их объёмом. Реальность же такова, что люди нередко сталкиваются с желанием успеть больше и посидеть подольше, чтобы продемонстрировать себя с лучшей стороны или просто заработать. Распределяя задачи, грамотный руководитель должен иметь в виду психологические особенности коллег.
Загруженность членов команды не обязательно должна быть равномерной. Во-первых, объём работы зависит от роли сотрудника в проекте, а во-вторых — от его опыта: очевидно, что профессионалы будут работать быстрее новичков.
Некорректное управление нагрузкой может привести к выгоранию и болезням сотрудников.
Напряженный образ жизни и несбалансированный распорядок дня могут привести к снижению работоспособности, болезням, истощению, депрессии и даже суицидальным мыслям. О «выгорании» стали говорить ещё в 1970-х годах, а в последние годы с этим состоянием активно работающие люди сталкиваются всё чаще.
В Японии, например, есть даже специальный термин «кароши» (смерть от переутомления). Несмотря на то, что японцы могут брать ежегодный отпуск, большинство из них никогда этого не делает. То же наблюдается и в других странах — сотрудники склонны не ходить в отпуск и брать работу на выходные. Контроль за состоянием команды в некоторой степени должен взять на себя руководитель: в его силах сократить количество задач у слишком усердных и предложить им взять несколько выходных.
Материалы по теме
Истории пяти профессиональных выгораний — и советы о том, как это пережить.
Сбалансированная нагрузка создаёт позитивный настрой и повышает продуктивность команды.
Наряду с негативными последствиями для физического и психологического здоровья, неправильное управление рабочей нагрузкой влияет и на развитие бизнеса. Хроническая усталость сотрудников вызывает эффект снежного кома: копятся задачи, проблемы и раздражение, а показатели эффективности снижаются.
Согласно недавнему исследованию, когда нагрузка распределена справедливо и члены команды имеют реальное представление об общем объёме задач, продуктивность и удовлетворённость сотрудников работой повышаются.
Грамотная оценка возможностей команды, расстановка приоритетов и выбор реалистичных сроков — первые этапы управления рабочей нагрузкой.
Чтобы перераспределить нагрузку внутри команды, первое, что должен сделать руководитель, — оценить весь фронт работ. Для этого достаточно составить общий список задач, оценить временные затраты на их выполнение и возможности команды. Скорее всего окажется, что выполнить весь объём к нужному сроку не получится.
В этом случае важно расставить приоритеты: составить градацию от наиболее важных задач до незначительных. Даже если важная задача требует не много времени, обходить её вниманием нельзя — нужно учесть всё, чтобы потом не возникало вопросов, куда уходит время сотрудников.
Далее руководитель ставит примерные сроки выполнения задач, а затем сравнивает их с реальными. Сроки, скорее всего, будут постоянно сдвигаться, и это нормально — постепенно получится посчитать верные средние значения. За датами начала и завершения задачи надо следить, чтобы избежать наложения их друг на друга и перегрузки сотрудников.
Благоприятная среда в коллективе способствует тому, чтобы сотрудники верно оценивали свои силы.
Застревание на сложных вещах может привести к эффекту снежного кома: в этом случае проще всего разделить задачу на более мелкие и отслеживать прогресс по их выполнению.
Стремление к эффективности и желание продемонстрировать свою нужность могут привести к тому, что часть сотрудников возьмут на себя больше работы, чем смогут унести. Руководитель должен сообщить членам команды, что им помогут, если будут знать о проблеме со сроками и объёмом заранее, что это нормально и главное — не тянуть до последнего. Создание благоприятной среды в коллективе помогает сотрудникам не бояться негативной оценки и верно оценивать свои силы.
Материалы по теме
Зачем нам неформальное общение на работе, и почему зумеры ждут от руководителей чуткости.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
