Если формат вашего бизнеса предполагает наличие наёмных работников, знать о существовании Трудового кодекса недостаточно. Разбираемся, что нужно предусмотреть при найме сотрудников, — от формы оплаты труда до особенностей договора и режима работы.
текст:
Анастасия Рогозина
Нанимать работников могут и индивидуальные предприниматели, и юрлица.
Уточняем сразу: термин «индивидуальный предприниматель» не значит, что придётся трудиться в одиночку. Согласно закону, ограничений на количество сотрудников для ИП и юрлиц вообще нет, но есть нюансы, связанные с налоговым режимом.
На общем налоговом режиме ИП, ООО и предприятия других форм собственности в найме сотрудников не ограничены. Для «упрощёнки» и «вменёнки» действует ограничение в 100 человек, для патентной системы — 15 человек. На ЕСХН некоторым типам предприятий (вроде рыболовецких производств) разрешено нанимать до 300 человек. Но это не значит, что вам нельзя нанимать больше: вы просто потеряете возможность использовать спецрежим, а заодно получите головную боль с пересчётом налогов.
Учтите, что на патентной системе налог будет зависеть от количества нанятых работников, а на ЕНВД у некоторых видов деятельности сотрудники являются параметром, по которому определяется вменённый доход. В обоих случаях действует одно правило — чем больше людей, тем больше налоги. И ещё страховые и пенсионные взносы на каждого сотрудника. Да, и для ИП тоже.
Договор с сотрудником может быть трудовой или гражданско-правовой (ГПХ) — выбирать нужно исходя из обязанностей.
Основное отличие трудового договора — его заключают, когда сотрудник систематически выполняет какую-то работу. При этом какой у него режим работы и какая форма оплаты труда, значения вообще не имеет. ГПХ заключается только в том случае, если сотрудник нанят для выполнения конкретной задачи в определённых временных рамках.
Например, если вы ИП и нанимаете уборщицу, которая будет приходить к вам раз в две недели и мыть полы, — это трудовой договор. Если вы нанимаете человека, который построит вам забор и которого вы больше никогда не увидите, — это ГПХ.
При заключении трудового договора работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника, при ГПХ этого делать не нужно (и нельзя). Это связано, в частности, с тем, что отношения с работником по трудовому договору будут регулироваться Трудовым кодексом, а по гражданско-правовому — соответственно, Гражданским кодексом.
Нельзя подменять один тип договора другим. Выгода при ГПХ минимальна, а проблемы могут возникнуть серьёзные.
Многие предприниматели, да и юрлица, стремятся заключать договор ГПХ со всеми подряд, даже если форма этого договора в итоге больше похожа на трудовой. В этом есть определённый смысл. Во-первых, работнику ГПХ работодатель не должен ничего, что не прописано в договоре: если там не написано, что он обязуется платить зарплату вовремя, то он и не должен, потому что Трудовой кодекс ему не указ.
Во-вторых, так компании пытаются сэкономить: с зарплаты работников на договоре ГПХ не надо платить взносы в ФСС на травматизм и налоговую на случай нетрудоспособности (а на медицинское и пенсионное страхование всё равно придётся). На самом деле это не очень большая экономия, особенно в сравнении с проблемами, которые такой договор может доставить.
Например, сотрудник, нанятый по договору ГПХ, недоволен сроками оплаты труда, условиями работы или ещё чем-то и идёт в суд. А суд проверяет договор по ряду признаков и признаёт его трудовым — тогда придётся не только заплатить компенсацию работнику (видимо, уже бывшему), но и штраф налоговой. Есть ещё вариант, что налоговая найдёт не соответствующий требованиям договор ГПХ сама при какой-нибудь проверке, и работодателю тоже не поздоровится.
Работодатель может нанимать работников на полный рабочий день или на условиях частичной занятости.
Начнём с ключевого: тип занятости и форма оплаты труда никак не связаны. Типов занятости для наёмного работника два: полная и частичная.
При любой занятости работнику устанавливается рабочее время или смена. Согласно Трудовому кодексу, при полной занятости подразумевается установление «нормальной продолжительности рабочего времени» (это термин из закона) — она не может превышать 40 часов в неделю. Как эти часы будут распределены — классические восемь часов ежедневно с двумя выходными, плавающий график или смены, — зависит только от потребностей работодателя. При этом закон ограничивает длительность рабочего дня (смены) для несовершеннолетних, получающих образование, инвалидов и занятых на вредных производствах работников.
При частичной (неполной) занятости, работодатель устанавливает для работника сокращённый рабочий день (например, пять часов) или сокращённую рабочую неделю (например, четыре дня в неделю вместо пяти). Он может сделать это по своему желанию, если нет необходимости привлекать работника на полный рабочий день, и по требованию самого работника при некоторых условиях — например, беременности.
Форм оплаты труда три — повременная, сдельная и смешанная, — и закон выбор не ограничивает.
Наиболее распространённые (и наиболее часто применяемые) формы оплаты труда — сдельная и повременная. В случае сдельной формы работник получает деньги за результат, и её логичнее выбирать, когда этот результат можно измерить и когда он напрямую зависит от деятельности работника. При повременной оплате работодатель платит за время, потраченное работником на выполнение служебных задач.
Смешанная форма подразумевает, что какую-то часть, оклад, работник получает не в зависимости от результатов работы, а в зависимости от отработанного времени. Вторая часть, которую ещё часто называют мотивационной, выплачивается за результат. Таким образом можно стимулировать работника выполнять больше задач и добиваться лучших результатов.
Форма оплаты труда прописывается в договоре — трудовом или ГПХ.
Например, швея может получать деньги за каждую изготовленную вещь — это будет мотивировать её работать лучше. Но платить продавцу только за количество реализованных товаров бессмысленно, потому что он не всегда может повлиять на спрос. В таких случаях оплата должна быть повременная (за время, проведённое за прилавком) либо смешанная — оклад, зависящий от времени, и премия от продаж.
Трудовой кодекс предъявляет требования и к зарплатам, и к условиям труда.
Здесь речь пойдёт только о сотрудниках, которые работают по трудовому договору: все условия, которые должны соблюдать работодатель и работник при ГПХ, указываются в договоре, и Трудовой кодекс не имеет над ними силы. Если говорить о сотрудниках, принятых в штат, то работодатель должен:
•
предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
•
выдавать заработную плату два раза в месяц;
•
установить зарплату не ниже МРОТ (об этом ниже);
•
обеспечить условия работы, соответствующие нормам (мы уже писали об оценке условий труда);
•
удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет;
•
выплачивать страховые и пенсионные взносы;
•
сдавать отчётность по работникам в налоговую.
Это основные требования; есть и специфические, в зависимости от работника и вида деятельности, — с ними можно ознакомиться в соответствующих разделах ТК РФ.
Учтите, что МРОТ устанавливается отдельно для каждого субъекта РФ из расчёта 40-часовой рабочей недели и полной занятости. При частичной занятости МРОТ корректируется в зависимости от количества рабочих часов / дней в неделю и месяц.
Оформляя работника, работодатель должен выполнить ряд базовых действий. Вот они:
•
Получить от работника документы — паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет, документ об образовании и/или квалификации.
•
Получить от работника заявление о приёме на работу.
•
Оформить трудовой договор (копию предоставить работнику) не позднее трёх дней с даты приёма на работу. Если у вас ИП и меньше 15 сотрудников, можно использовать типовой договор, если юрлицо или сотрудников больше — ориентируйтесь на требования ТК РФ.
•
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1 и завести личную карточку сотрудника по форме Т-2.
•
Внести запись в трудовую книжку работника не позднее семи дней с даты принятия на работу.
•
Ознакомить работника с его обязанностями и обеспечить рабочее место.
Если это первый сотрудник ИП, ему необходимо встать на учёт в Фонд социального страхования (ФСС) в качестве работодателя. Сделать это нужно в течение 30 дней с момента заключения договора, причём неважно, трудовой он или гражданско-правовой. С порядком регистрации в ФСС можно ознакомиться в соответствующем регламенте. Пенсионному фонду и налоговой сообщать о появлении первого работника не нужно: они сами получат информацию из квартальной отчётности.
Юрлицам регистрироваться в качестве работодателя не нужно: данные о них в ФСС и ПФР передаст налоговая.
